Nach Jahren der Diskussion nimmt das deutsche Arbeitszeitrecht konkrete Formen an. Das Zeiterfassungsgesetz 2026 soll die bereits bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung endlich in klare gesetzliche Strukturen überführen. Zeiterfassungsgesetz 2026? Was für Unternehmen und ihre Teams wichtig wird, erklären wir in diesem Beitrag.
Die Arbeitswelt steht vor einer bedeutenden Veränderung. Während das Bundesarbeitsgericht bereits im September 2022 die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung festgestellt hat, fehlt bislang ein eigenständiges Gesetz, das die konkrete Umsetzung regelt.
Das Zeiterfassungsgesetz 2026 soll diese Lücke schließen und für Rechtssicherheit sorgen. Für Unternehmen bedeutet dies: Die Zeit des Abwartens geht zu Ende. Wer sich jetzt vorbereitet, vermeidet späteren Handlungsdruck und profitiert von den Vorteilen digitaler Prozesse.
Grundlagen der Arbeitszeiterfassung in Deutschland
Die Grundlage für die aktuelle Entwicklung wurde bereits im Mai 2019 gelegt, als der Europäische Gerichtshof in seinem sogenannten Stechuhr-Urteil entschied, dass alle Mitgliedstaaten ihre Arbeitgeber zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen.
Diese europarechtliche Vorgabe wurde in Deutschland lange Zeit nicht in nationales Recht umgesetzt. Erst das wegweisende Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 brachte Bewegung in die Debatte. Die Erfurter Richter:innen stellten fest, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz abzuleiten ist – und zwar für alle Beschäftigten, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Seitdem gilt die Verpflichtung offiziell, auch wenn konkrete gesetzliche Details fehlen. Das Jahr 2025 war geprägt von politischen Diskussionen darüber, wie die Erfassung im Detail erfolgen soll und welche Ausnahmen es geben wird.
Homeoffice 2026: Rechtliche Anforderungen und beste Praxis für Arbeitgeber
Was das Zeiterfassungsgesetz 2026 regeln soll
Die neue Bundesregierung wird voraussichtlich zeitnah einen Gesetzentwurf vorlegen, der auf dem bereits 2023 vorgestellten Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aufbaut. Auch wenn einige Details noch offen sind, zeichnen sich folgende Kernpunkte ab.
Elektronische Erfassung als Standard
Das Gesetz wird voraussichtlich die elektronische Arbeitszeiterfassung als Regelfall festschreiben. Arbeitgeber:innen müssen demnach Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzeichnen. Als elektronische Systeme gelten dabei nicht nur spezialisierte Zeiterfassungstools, sondern auch Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel. Die manuelle Erfassung auf Papier wird nur in Ausnahmefällen zulässig sein.
Regelungen für verschiedene Unternehmensgrößen
Kleine Betriebe sollen geschützt werden. Der Gesetzentwurf sieht gestaffelte Übergangsfristen vor, die sich an der Unternehmensgröße orientieren:
- Unternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten sollen vollständig von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden
- Größere Unternehmen erhalten je nach Beschäftigtenzahl Übergangsfristen zwischen einem und fünf Jahren
- Tarifvertraglich gebundene Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen abweichende Regelungen vereinbaren
Diese Staffelung soll sicherstellen, dass auch mittelständische Betriebe ausreichend Zeit für die Umstellung haben, während Großunternehmen schneller reagieren müssen.
Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
Die aufgezeichneten Arbeitszeiten müssen voraussichtlich mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Verstöße gegen die Erfassungspflicht sollen als Ordnungswidrigkeit gelten und mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden können. Damit erhält das Gesetz erstmals echte Durchsetzungskraft – anders als die bisherige Rechtslage, die keine direkten Sanktionen vorsah.
Besonders wichtig: Vertrauensarbeitszeit bleibt weiterhin möglich. Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten, müssen sie aber dokumentieren. Der Arbeitgeber kann auf die Kontrolle der vereinbarten Arbeitszeit verzichten, muss jedoch sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen gesetzliche Arbeitszeit- und Ruhezeitregelungen bekannt werden.
| Unternehmensgröße | Erfassungspflicht | Übergangsfrist |
|---|---|---|
| Bis 10 Beschäftigte | Keine elektronische Pflicht | – |
| 11–50 Beschäftigte | Elektronisch | Bis zu 5 Jahre |
| 51–250 Beschäftigte | Elektronisch | Bis zu 3 Jahre |
| Über 250 Beschäftigte | Elektronisch | Bis zu 1 Jahr |
Vorbereitung auf das Zeiterfassungsgesetz 2026
Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis zum Inkrafttreten des Gesetzes nutzen, um sich vorzubereiten. Wer bereits jetzt handelt, vermeidet späteren Stress und verschafft sich Wettbewerbsvorteile durch effizientere Prozesse.
Der erste Schritt besteht in einer Bestandsaufnahme: Wie werden Arbeitszeiten aktuell erfasst? Excel-Listen und handschriftliche Aufzeichnungen erfüllen zwar formal die Mindestanforderungen, sind jedoch fehleranfällig und aufwendig in der Verwaltung. Eine digitale Lösung hingegen automatisiert viele Prozesse, reduziert den Verwaltungsaufwand und schafft Transparenz für beide Seiten.
Das digitale System für das Zeiterfassungsgesetz 2026
Bei der Auswahl eines digitalen Systems sollten Unternehmen auf mehrere Kriterien achten: Gesetzeskonformität steht an erster Stelle. Das System muss minutengenau Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen können. Manipulationssicherheit ist ebenfalls wichtig, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.
Darüber hinaus sollte die Lösung praktikabel sein – gerade für mobile Tätigkeiten in Handwerk, Außendienst oder Pflege sind smartphone-basierte Apps ideal, wie sie zum Beispiel die App für digitale Zeiterfassung Clockin zur Verfügung stellt. Nahtlose Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung sparen zusätzliche Arbeitszeit.
Nicht zu unterschätzen ist auch die Kommunikation mit den Beschäftigten. Arbeitszeiterfassung wird manchmal als Misstrauensbeweis wahrgenommen, dient aber in erster Linie dem Gesundheitsschutz der Mitarbeiter:innen. Transparente Kommunikation über Ziele und Nutzen des Systems erhöht die Akzeptanz erheblich. Betriebsräte haben zudem Mitbestimmungsrechte bei der konkreten Ausgestaltung – ihre frühzeitige Einbindung ist daher ratsam.
Neue Minijob-Grenze 2026 – was sich aus Arbeitgebersicht ändert
Fazit zum Zeiterfassungsgesetz 2026
Das Zeiterfassungsgesetz 2026 wird die Arbeitswelt in Deutschland nachhaltig verändern. Für Unternehmen bedeutet es zunächst Aufwand bei der Umstellung, langfristig aber auch Chancen. Digitale Zeiterfassung reduziert Verwaltungsarbeit, schafft Rechtssicherheit und schützt Beschäftigte vor übermäßiger Belastung. Die gestaffelten Übergangsfristen geben Unternehmen ausreichend Zeit zur Vorbereitung – wer diese Zeit nutzt, ist bestens gerüstet.
Besonders für kleine und mittlere Unternehmen kann die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems der erste Schritt zu weiteren Digitalisierungsprojekten sein. Die Politik hat erkannt, dass Deutschland beim Thema Digitalisierung Nachholbedarf hat. Mit dem Zeiterfassungsgesetz 2026 erhält diese Entwicklung einen wichtigen Impuls.
Häufig gestellte Fragen zum Zeiterfassungsgesetz 2026
Gilt die Erfassungspflicht bereits jetzt?
Ja, das Bundesarbeitsgericht hat bereits im September 2022 festgestellt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt. Das neue Gesetz wird diese bestehende Pflicht konkretisieren und mit konkreten Vorgaben versehen. Weitere Informationen dazu finden sich in den offiziellen FAQ des Bundesarbeitsministeriums.
Müssen auch Homeoffice-Zeiten erfasst werden?
Ja, die Erfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Ob im Büro, im Homeoffice oder beim Kunden – alle Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden. Moderne digitale Lösungen ermöglichen dies problemlos über Smartphone-Apps.
Was passiert bei Verstößen gegen das Zeiterfassungsgesetz?
Das geplante Gesetz sieht Bußgelder bis zu 30.000 Euro vor. Zudem können sich bei Rechtsstreitigkeiten Beweisschwierigkeiten für Arbeitgeber:innen ergeben, wenn keine ordnungsgemäße Zeiterfassung vorliegt. Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts hat hier neue Maßstäbe gesetzt.
Gibt es Ausnahmen für leitende Angestellte?
Diese Frage ist noch nicht abschließend geklärt. Der Referentenentwurf sieht vor, dass leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes weiterhin nicht unter das Arbeitszeitgesetz fallen. Die genaue Ausgestaltung wird das finale Gesetz zeigen.
Welche Systeme erfüllen die gesetzlichen Anforderungen?
Grundsätzlich müssen Systeme objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Als elektronische Erfassung gelten sowohl spezialisierte Zeiterfassungstools als auch Tabellenkalkulationen. Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Leistung erfasst werden und die Daten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Hinweis: Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Clockin entstanden.
Artikelbild: Unsplash / Ralph Hutter
