Ob es ein mittelständisches Unternehmen schafft, erfolgreich zu sein, ist unter anderem von der Effizienz seiner Geschäftsprozesse abhängig. Gleichzeitig sorgen Gegebenheiten wie ein vergleichsweise hoher Wettbewerbsdruck, volatile Märkte und zunehmende regulatorische Anforderungen dafür, dass Unternehmen ihre Abläufe immer wieder neu hinterfragen müssen, um eventuellen Optimierungsbedarf herauszufinden. So gelingt die Prozessoptimierung im Mittelstand.
Es wäre dementsprechend falsch, Prozessoptimierung als einmaliges Projekt anzusehen. Vielmehr sollte es sich hierbei um einen dauerhaften Bestandteil moderner Unternehmensführung handeln.
Aber wie lassen sich Effizienzsteigerungen realisieren, ohne dass die Flexibilität leidet? Moderne Software-Lösungen werden in diesem Zusammenhang wichtiger denn je. Sie helfen dabei, Transparenz zu schaffen, vereinfachen Prozesse und schaffen die Basis für nachhaltiges Wirtschaften.
Prozessoptimierung im Mittelstand durch Business-Software
Eine moderne Business Software sollte dazu in der Lage sein, betriebswirtschaftliche Abläufe ganzheitlich und strukturiert abzubilden. Ziel ist es hierbei, zentrale Unternehmensbereiche wie CRM, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Projektmanagement in einer einzigen Systemumgebung einheitlich zu bündeln.
Das Ganze schafft dann die Grundlage für eine durchgängige Datenbasis, die dazu in der Lage ist, effiziente Abläufe zu unterstützen und Transparenz zu schaffen.
Informationen in Echtzeit für gezielte Entscheidungen
Besonders praktisch ist es in diesem Zusammenhang, dass die entsprechenden Informationen in Echtzeit zur Verfügung stehen und daher schneller fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Isolierte Einzellösungen und fehleranfällige Schnittstellen gehören der Vergangenheit an.
Zudem beugen die Nutzer auf diese Weise einer doppelten Datenerfassung vor. Und dank integrierter Analyse- und Auswertungstools steht einer strukturierten Nachbereitung von Projekten und der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen ebenfalls nichts mehr im Wege.
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Typische Fehlerquellen – so leidet die Effizienz einer Firma
Leider schaffen es nicht alle Unternehmen, ihr Potenzial in Bezug auf ihre Effizienz komplett zu nutzen. Dies liegt unter anderem möglicherweise an lang- und kurzfristigen Krisenzeiten, aber auch daran, dass Prozesse in vielen mittelständischen Unternehmen im Laufe der Zeit „mitgewachsen“ sind.
Hier treffen dann oft unterschiedliche Software-Lösungen, manuelle Arbeitsschritte und individuelle Lösungen aufeinander. Diese Kombination kann dann wiederum zu Medienbrüchen und einem erhöhten Abstimmungsaufwand führen.
Mit Analyse bestehender Abläufe starten
Noch komplizierter gestaltet sich das Ganze, wenn Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt werden und sich die Durchlaufzeiten einzelner Projektabschnitte so verzögern. Besonders ärgerlich: Herausforderungen wie diese wirken sich nicht nur auf den Arbeitsalltag, sondern auch auf die Kosten und die Qualität des Endergebnisses aus.
Unternehmen, die beim Thema „Prozessoptimierung“ bei Null starten müssen, sollten zunächst mit der Analyse bestehender Abläufe starten und eventuelle Engpässe identifizieren. Eine moderne Business-Software kann dabei helfen, Prozesse transparent abzubilden und belastbare Daten für Entscheidungen zu liefern.
Automatisierung hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten
Wer effizienter arbeiten möchte, sollte sich definitiv mit der Frage „Welche Abläufe kann ich automatisieren?“ auseinandersetzen.
Digitale Workflows, von denen mittlerweile auch vermehrt Fachkräfte betroffen sind, können Routinetätigkeiten übernehmen und so den manuellen Aufwand reduzieren. Ergänzend hierzu bemerken viele Unternehmen, dass die Fehlerquote sinkt, die Bearbeitung der jeweiligen Fälle nicht mehr so viel Zeit in Anspruch nimmt und Mitarbeiter weniger administrative Aufgaben übernehmen müssen.
Sonderfälle und Ausnahmen wahlweise und bewusst steuern
Es gilt jedoch, sich immer wieder in Erinnerung zu rufen, dass Automatisierung nicht mit dem Verlust von Kontrolle gleichzusetzen ist. Vielmehr werden einzelne Aufgaben auf der Basis der verschiedenen Möglichkeiten, ausgelagert. Die dazugehörigen Standardprozesse laufen im Hintergrund weiter, während Sonderfälle und Ausnahmen wahlweise bewusst gesteuert werden können.
Auf diese Weise fällt es meist nicht schwer, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Effizienz und Flexibilität zu schaffen.
Prozessoptimierung im Mittelstand – Transparenz zählt
Wer im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung, zum Beispiel in der Verwaltung, Aufgaben an die Technik abgibt, sollte auf keinen Fall mit Scheuklappen durch die Welt gehen. Die Daten, die hier verarbeitet werden, sind natürlich immer noch interessant! Nur, wenn Abläufe nachvollziehbar sind, ist es möglich, Engpässe zu erkennen und Verbesserungen gezielt umzusetzen.
Eine moderne Business-Software, die an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde, stellt alle relevanten Kennzahlen in Echtzeit bereit und ermöglicht es den Verantwortlichen, Prozesse zu überwachen.
Mithilfe der dazugehörigen Auswertungen können sich die Verantwortlichen im Unternehmen dann ein genaues Bild von Durchlaufzeiten, Kostenstrukturen und der gegebenen Prozessqualität machen. Hier geht es nicht darum, „irgendetwas zu schätzen“, sondern darum, sich auf fundierte Aussagen verlassen zu können.
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Strukturiert, nicht starr: Skalierbarkeit bleibt wichtig
Eine angestrebte Prozessoptimierung im Mittelstand ist eng mit dem Wunsch nach Skalierbarkeit verbunden. Unternehmen, die zum Beispiel gerade ein beeindruckendes Wachstum verzeichnen können, sind darauf angewiesen, eine steigende Nachfrage, neue Standorte und zusätzliche Geschäftsbereiche anzupassen.
Somit wird sichergestellt, dass sich Prozesse, zum Beispiel im Zusammenhang mit einer innovativen Neuerung im eigenen Produktsortiment, erweitern lassen, ohne, dass die komplette Systemlandschaft von Neuem aufgebaut werden muss. Verantwortliche, die sich für eine Software entscheiden, die diese Anforderungen erfüllt, sorgen dafür, dass sich Wachstum und Effizienzsteigerung nicht ausschließen, sondern ineinandergreifen.
Prozessoptimierung im Mittelstand – Fazit
Moderne Business-Software ist für mittelständische Unternehmen unverzichtbar, um Prozesse zu optimieren, Transparenz zu schaffen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Wer auf integrierte, skalierbare Lösungen setzt, steigert nicht nur die Effizienz, sondern sichert sich langfristig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Artikelbild: Unsplash / Luke Peters; Keywords: Prozessoptimierung im Mittelstand
