Unternehmen befinden sich auch in diesem Jahr weiterhin in einer Post-Corona-Situation. Während einige Mitarbeitende bewusst im Homeoffice bleiben, zieht es andere wieder ins Büro. Der Verlust von Informationen ist somit keine Seltenheit. Daher hat die interne Kommunikation und ihre Verbesserung als Trend für Unternehmen 2024 weiterhin Bestand.
In Zeiten der Corona-Pandemie waren Unternehmen gezwungen, schnell umzudenken. Viele Mitarbeitende wurden ins Homeoffice geschickt, um die Kontaktpersonen auf ein absolutes Minimum zu beschränken. Eine neue Situation, an die sich alle Beteiligten zunächst gewöhnen mussten und doch bleibt diese auch heutzutage in vielen Unternehmen bestehen. Umso wichtiger wird die interne Kommunikation. Gehen wichtige Informationen verloren oder kommen falsch an, kann dies innerhalb der Belegschaft häufig zu Frust führen. Um dieses Problem direkt im Keim zu ersticken, liefern wir die besten Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation in Unternehmen.
Interne Kommunikation steigert Gefühl der Wertschätzung
Edward L. Bernays, der Urvater der Public Relations (PR), war sich bereits bewusst, dass die Unternehmenskommunikation im Unternehmen selbst beginnt. Schließlich weisen gut informierte und integrierte Mitarbeitende eine höhere Motivation und Treue gegenüber Arbeitgebenden auf und glänzen auch nach außen mit einer gewissen Authentizität. Wenn Mitarbeitenden regelmäßig Informationen über Unternehmensentscheidungen und -ereignisse gegeben werden, können Konflikte und Missverständnisse verhindert werden und sich (auch neue) Mitarbeitende geschätzt fühlen.
In den vergangenen Jahren haben sich sowohl die Anforderungen an die interne Unternehmenskommunikation in Bezug auf Qualität als auch Quantität erhöht. Im Sinne des New Work-Konzeptes, nach dem die Teilhabe an der Gemeinschaft für Arbeitnehmende immer wichtiger wird, möchten diese nicht nur eine gute Information erhalten, sondern auch ein Gefühl der Wertschätzung erfahren. In Anbetracht dessen ist es als Führungskraft ratsam, Angestellte mitzunehmen und über die Ereignisse im Unternehmen zu informieren. Dazu gehören sowohl die derzeitigen Kennzahlen als auch Pressemitteilungen und Informationen zu Zielen und Projekten.
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Interne Kommunikation mit Strategie
Zur Identifizierung von Potenzialen zur Verbesserung der internen Kommunikation ist es zunächst notwendig, bestehende Prozesse und Strukturen gründlich zu analysieren. Dies dient als Grundlage für die spätere Entwicklung der Strategie und die Festlegung der Ziele. Es ist jedoch schwierig, den Erfolg interner Kommunikation zu beurteilen, da es in der Regel keine messbaren Resultate gibt, wie zum Beispiel Veröffentlichungen in relevanten Zeitschriften. In solchen Fällen werden unter anderem umfangreiche Befragungen von Mitarbeitenden durchgeführt.
Geeignete Tools
Sobald das Konzept formuliert und die Ziele festgelegt sind, ist es an der Zeit, die geeigneten Tools zu bestimmen. Die Face-to-Face-Kommunikation ist nach wie vor das bedeutendste Mittel der internen Kommunikation. Es ist unverzichtbar, persönliche Formate wie regelmäßige Meetings einzusetzen. Letztendlich zielt die interne Kommunikation hauptsächlich darauf ab, Mitarbeitende dazu zu bewegen, sich besser zu integrieren und ihre Identifikation mit dem Unternehmen zu steigern.
Heutzutage sind jedoch auch digitale Kommunikationswege unverzichtbar. Mitarbeitende können mit Instant-Messaging-Tools und Videokonferenzplattformen wie Slack oder Microsoft Teams in Echtzeit kommunizieren, während sie sich gleichzeitig selbst informieren können. Das Intranet fungiert ebenfalls als Plattform für den Austausch von Informationen und bietet gleichzeitig Möglichkeiten zur Interaktion, sodass Angestellte aktiv an der Unternehmenskommunikation beteiligt sein können.
Mitarbeitermagazine, die dazu beitragen können, die Identifikation von Angestellten mit dem Unternehmen zu festigen und Newsletter, die auch für die externe Kommunikation genutzt werden können, stellen weitere Mittel der internen Kommunikation dar.
Klare Zuständigkeiten
In der Regel sind die Verantwortlichkeiten für externe Kommunikation klar definiert, während es bei der internen Kommunikation meist ein wenig anders aussieht. Neben der generellen Unternehmenskommunikation, informieren auch die Personalabteilung, das Marketing oder die IT über wichtige Gegebenheiten. Dies findet in zahlreichen Unternehmen allerdings immer noch unregelmäßig statt und ist somit nicht eindeutig geregelt.
Eine übersichtliche Kommunikationsstrategie, die klare Zuständigkeiten und eine konsistente und umfassende Einbeziehung der Mitarbeitenden umfasst, ist jedoch notwendig. Daher sollten Verantwortlichkeiten klar definiert und am besten von einer zentralen Stelle ausgehen, an der sämtliche Informationen zusammenlaufen.
Interne Kommunikation mit zielgerichteter Umsetzung
Die interne Unternehmenskommunikation dient der regelmäßigen Unterrichtung aller Mitarbeitenden über aktuelle Themen. Dennoch darf auch die Auswahl passender Themen nicht vernachlässigt werden. Ausgewählte Inhalte sollten stets einen Mehrwert bieten.
Die Aufgabe der Kommunikation von Mitarbeitenden besteht darin, vorhandenes Wissen zur Verfügung zu stellen, dieses zu verknüpfen und die Fähigkeiten auszubauen. Daher sollte sichergestellt werden, dass Mitarbeitende uneingeschränkt über das Unternehmen informiert werden können.
Inhalte an Zielgruppen anpassen
Die Bedeutung der Themen für jede angestellte Person zu berücksichtigen, ist ebenfalls von großer Wichtigkeit. Wenn eine Information nur eine bestimmte Gruppe betrifft, sollte sie auch nur an diese gerichtet werden. Nur auf diese Weise kann gezielt kommuniziert werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass wesentliche Informationen außer Acht gelassen werden oder inmitten von Informationsfluten untergehen.
Es ist zudem empfehlenswert, den Kommunikationsstil an eine spezifische Zielgruppe anzupassen – gebündelte Informationen können einen größeren Nutzen bringen als das Einbeziehen von unwichtigen Informationen. Eine Vielzahl von Informationen kann dazu führen, dass Angestellte das Gefühl haben, dass sie nicht genügend informiert oder gar überfordert sind.
Eine gezielte interne Kommunikation beinhaltet auch, dass alle Mitarbeitenden einbezogen werden, für welche die Informationen von Bedeutung sind. Mitarbeitende ohne Zugriff auf das Intranet oder ohne eigene E-Mail-Adresse können nicht über einen internen Newsletter erreicht werden. Daher sollte vorab bestimmt werden, welche Zielgruppe mit Informationen erreicht werden soll und über welchen Kanälen dies geschieht.
Entfernen unnötiger Kommunikationskanäle
Unternehmen sollten sich zudem die Frage stellen, welche Kanäle Mitarbeitende am meisten verwenden. Es empfiehlt sich, Kommunikationswege abzuschaffen, die unwirksam sind oder nicht mehr genutzt werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass Mitarbeitende den Überblick verlieren, und nicht wissen, wo sie relevante Informationen finden.
Die Bündelung der Kommunikation in einem oder wenigen Kanälen spart außerdem wertvolle Zeit: Je weniger Kanäle bespielt werden müssen, desto weniger Zeitaufwand wird benötigt. Die Produktivität kann durch die Verknüpfung interner Kommunikationskanäle ebenfalls gesteigert werden.
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Interne Kommunikation vor externen Austausch
Die interne und externe Kommunikation sollten als ein ganzheitliches System betrachtet und dabei den Leitsatz „intern vor extern“ berücksichtigen – nicht nur in Notfällen wie Betriebsschließungen, Stellenabbau oder Unfällen. Andernfalls könnten Angestellte schnell das Vertrauen und die Bindung zum Unternehmen verlieren. Informierte Angestellte sind zudem besser auf eventuelle Anfragen vorbereitet.
Kommunikation als Dialog
Die Zeit der Top-Down-Kommunikation hat ausgedient. Eine Kommunikation von oben nach unten tritt heutzutage immer seltener auf. Daher sollte interne Kommunikation auch für Führungskräfte als Austausch mit Kollegen und Kolleginnen betrachten werden. Diese sollten genauso viel Platz zur Meinungsäußerung erhalten wie Führungskräfte. Geäußerte Sorgen, Probleme sowie Vorschläge sollten stets berücksichtigt und ernst genommen werden. Hierfür eignen sich auch Feedbackformate wie (anonyme) Umfrage-Tools oder interne Barcamps, die neben der Face-to-Face-Kommunikation oder interaktiven Instrumenten wie Instant-Messaging-Tools oder dem Intranet ebenfalls geeignet sind.
Ehrliches Feedback erwünscht
Eine dialogische interne Unternehmenskommunikation ermöglicht es Mitarbeiten, ihre Bedenken und Anregungen zu äußern und sind mit Ernsthaftigkeit zu betrachten. Dies ist jedoch in beide Richtungen möglich. Für Mitarbeitende ist eine regelmäßige Beurteilung ihrer Person ebenfalls Bestandteil der Innenführung. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei die Anerkennung. Es gibt nichts, das so motivierend ist wie die Anerkennung der eigenen Leistung. Dennoch sollte der Gedanke an Kritik keine Angst verursachen. Solange diese konstruktiv ist, entsteht hier eher sogar eine positive Resonanz. Da die kritisierte Person feststellt, dass ihr Verhalten nicht irrelevant ist und sie durchaus von Vorgesetzten wahrgenommen wird.
Interne Kommunikation und ihre Bedeutung
Die Methoden der internen Kommunikation haben sich in den vergangenen Jahren vor allem durch Corona verändert, wodurch ihre Integration in die Kommunikationsprozesse von Unternehmen zunehmend an Relevanz gewinnen. Der internen Kommunikation wird demnach eine große Rolle für die Orientierung von Mitarbeitenden und der Schaffung von Vertrauen in die Unternehmensleitung zugeschrieben. Heutzutage existieren viele Instrumente für die interne Kommunikation, während diese in der Vergangenheit nur am Schwarzen Brett stattfand.
Die interne Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahrzehnten von einem reinen Sprachrohr der Unternehmensleitung zu einer Plattform für alle Mitarbeitenden weiterentwickelt. Hierbei verschwimmen im Optimalfall die Grenzen der internen und der externen Kommunikation. Die sozialen Netzwerke sind dabei besonders relevant, da sie es Mitarbeitenden ermöglichen, sich deutlich schneller als früher zu austauschen.
Artikelbild: krakenimages / Unsplash; Schlagworte: interne Kommunikation